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YANA LEARNING
Gestion documentaire

Gestion électronique des documents (GED)

Mettre en œuvre une solution de GED.

  • 2 jours · 14 h
  • Présentiel
  • 4 objectifs pédagogiques
  • Accessible aux personnes en situation de handicap

Fiche mise à jour le 24/10/2026

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les enjeux de la GED
  • Choisir et mettre en place un outil
  • Numériser et indexer les documents
  • Gérer les droits d'accès

Programme détaillé

  1. 1

    Comprendre les fondamentaux de la GED

    • Définition et enjeux de la gestion électronique des documents
    • Cycle de vie du document : création, diffusion, archivage, destruction
    • Distinction entre GED, archivage électronique et gestion de contenu
    • Cadre réglementaire et obligations liées à la conservation des documents
    • Panorama des bénéfices organisationnels et des risques liés à l'absence de GED
  2. 2

    Choisir une solution de GED adaptée

    • Identification des besoins métiers et cartographie des documents existants
    • Critères de sélection d'une solution : fonctionnalités, intégration, évolutivité
    • Comparaison des typologies de solutions disponibles sur le marché
    • Construction d'une grille d'évaluation pour arbitrer entre plusieurs offres
    • Points de vigilance lors de la contractualisation avec un éditeur ou prestataire
  3. 3

    Numériser et capturer des documents

    • Méthodes et chaînes de numérisation des documents papier
    • Formats de fichiers et critères de qualité pour la capture
    • Automatisation de la capture : reconnaissance de caractères et extraction de métadonnées
    • Organisation d'un plan de classement avant intégration dans la GED
  4. 4

    Indexer et rechercher des documents

    • Principes de l'indexation documentaire et choix des métadonnées pertinentes
    • Construction d'une arborescence et d'un plan de classement cohérent
    • Techniques de recherche avancée dans un système documentaire
    • Mise en place de règles de nommage et de tri des documents
  5. 5

    Mettre en place des workflows et collaborer

    • Conception de circuits de validation et de diffusion des documents
    • Paramétrage des droits d'accès et des niveaux de confidentialité
    • Suivi des modifications et gestion des versions documentaires
    • Bonnes pratiques de collaboration autour d'un document partagé
    • Pilotage et amélioration continue d'une solution de GED déployée

Public concerné

Responsables documentaires, DSI

Prérequis

Culture informatique

Durée et modalité

2 jours · 14 h — Présentiel

Modalités et délais d'accès

Délai d'accès : sous 2 semaines minimum avant le début de la formation, sous réserve de places disponibles et de la validation des prérequis. Formation accessible aux personnes en situation de handicap (nous contacter pour étudier les adaptations nécessaires).

Modalités d'inscription

Inscription possible en ligne, par téléphone ou par email. Un entretien préalable peut être organisé pour valider l'adéquation de la formation avec vos besoins.

Méthodes et moyens pédagogiques

La formation alterne apports structurés et exercices pratiques sur des cas documentaires proches du contexte des participants. Les stagiaires travaillent en sous-groupes sur la construction d'un plan de classement et la simulation d'un projet de choix de solution GED. Des mises en situation autour de l'indexation et de la recherche documentaire permettent de manipuler concrètement les concepts abordés.

Modalités d'évaluation

Les acquis sont vérifiés par des exercices pratiques d'indexation et de classement réalisés en salle, ainsi que par une mise en situation de paramétrage de droits d'accès sur un cas fictif. Un quiz de synthèse en fin de formation permet de valider la compréhension des notions clés de la GED.

Sanction de la formation

Attestation de fin de formation. Certificat de réalisation.

Accessibilité

Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Notre référent handicap, Christant SOPHIE (administration@yanalearning.com – 09 80 80 11 08), étudie avec vous les adaptations possibles.

Contacts

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