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YANA LEARNING
Gestion documentaire

Organisation et archivage des documents

Mettre en place un système d'archivage efficace.

  • 2 jours · 14 h
  • Présentiel
  • 4 objectifs pédagogiques
  • Accessible aux personnes en situation de handicap

Fiche mise à jour le 24/10/2026

Objectifs pédagogiques

  • Organiser ses documents physiques et numériques
  • Créer un plan de classement
  • Définir les durées de conservation
  • Optimiser l'accès à l'information

Programme détaillé

  1. 1

    Appliquer les principes d'organisation documentaire

    • Distinction entre documents physiques et numériques et spécificités de traitement
    • Typologie des documents selon leur nature et leur usage
    • Cycle de vie du document de la création à l'archivage
    • Critères de choix d'un mode de rangement adapté à l'activité
    • Identification des points de blocage dans l'organisation existante
  2. 2

    Élaborer un plan de classement

    • Méthodes de classement : alphabétique, numérique, chronologique, thématique
    • Construction d'une arborescence cohérente pour les dossiers physiques et numériques
    • Règles de nommage des fichiers et des dossiers
    • Mise en place d'un index ou d'un référentiel de classement
    • Exercice pratique de création d'un plan de classement sur un cas concret
  3. 3

    Respecter les règles d'archivage et de conservation

    • Cadre réglementaire applicable à la conservation des documents
    • Durées légales de conservation selon la nature des documents
    • Distinction entre archives courantes, intermédiaires et définitives
    • Conditions de conservation physique et numérique des documents
    • Traçabilité et sécurisation des documents archivés
  4. 4

    Gérer les archives courantes et intermédiaires

    • Organisation du stockage des archives courantes au poste de travail
    • Transfert des documents vers l'archivage intermédiaire
    • Mise en place d'outils de suivi des mouvements d'archives
    • Optimisation de l'accès et de la recherche documentaire
  5. 5

    Procéder à l'élimination et au versement des archives

    • Critères de décision pour l'élimination des documents
    • Procédure de destruction sécurisée des documents
    • Modalités de versement vers un service d'archives ou un tiers archiveur
    • Rédaction d'un bordereau d'élimination et de versement

Public concerné

Assistants, secrétaires, archivistes

Prérequis

Aucun

Durée et modalité

2 jours · 14 h — Présentiel

Modalités et délais d'accès

Délai d'accès : sous 2 semaines minimum avant le début de la formation, sous réserve de places disponibles et de la validation des prérequis. Formation accessible aux personnes en situation de handicap (nous contacter pour étudier les adaptations nécessaires).

Modalités d'inscription

Inscription possible en ligne, par téléphone ou par email. Un entretien préalable peut être organisé pour valider l'adéquation de la formation avec vos besoins.

Méthodes et moyens pédagogiques

La formation alterne apports méthodologiques et ateliers pratiques réalisés en salle à partir de documents apportés par les participants ou de cas fournis par le formateur. Chaque participant construit progressivement son propre plan de classement et le teste sur des exemples concrets issus de son contexte professionnel. Les échanges entre participants permettent de confronter les pratiques d'organisation documentaire de différents services.

Modalités d'évaluation

Les participants réalisent un exercice de création d'un plan de classement appliqué à une situation professionnelle type. Une mise en situation de tri et de détermination des durées de conservation permet de vérifier l'acquisition des règles d'archivage. Un quiz de validation des connaissances clôture la formation.

Sanction de la formation

Attestation de fin de formation. Certificat de réalisation.

Accessibilité

Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Notre référent handicap, Christant SOPHIE (administration@yanalearning.com – 09 80 80 11 08), étudie avec vous les adaptations possibles.

Contacts

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