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YANA LEARNING
Secrétariat / Accueil

Secrétariat : les fondamentaux

Maîtriser les missions essentielles du secrétariat.

  • 3 jours · 21 h
  • Présentiel
  • 4 objectifs pédagogiques
  • Accessible aux personnes en situation de handicap

Fiche mise à jour le 24/10/2026

Objectifs pédagogiques

  • Organiser son travail
  • Gérer l'accueil physique et téléphonique
  • Rédiger des documents professionnels
  • Gérer l'information

Programme détaillé

  1. 1

    Comprendre la fonction et l'organisation du secrétariat

    • Identifier les missions et responsabilités du poste de secrétaire
    • Situer sa fonction dans l'organigramme et les circuits de décision
    • Repérer les interlocuteurs internes et externes clés
    • Distinguer les tâches récurrentes des tâches ponctuelles
  2. 2

    Maitriser la communication professionnelle

    • Adapter son langage et sa posture selon les interlocuteurs
    • Pratiquer l'écoute active et la reformulation
    • Gérer les situations délicates ou les interlocuteurs difficiles
    • Soigner la communication écrite : e-mails, notes internes
    • Appliquer les règles de politesse et de courtoisie professionnelle
  3. 3

    Gérer les documents et le classement

    • Rédiger des courriers, comptes rendus et notes de synthèse
    • Appliquer les règles de présentation des documents professionnels
    • Mettre en place un système de classement physique et numérique
    • Organiser l'archivage et respecter les délais de conservation
  4. 4

    Utiliser les outils bureautiques essentiels

    • Créer et mettre en forme des documents courants
    • Structurer des tableaux simples pour le suivi d'activité
    • Organiser une messagerie professionnelle et un agenda partagé
    • Préparer des supports pour réunions ou présentations
  5. 5

    Assurer l'accueil et gérer les priorités

    • Accueillir un visiteur et gérer le standard téléphonique
    • Filtrer et orienter les appels et demandes entrantes
    • Prioriser ses tâches selon l'urgence et l'importance
    • Gérer les imprévus et les interruptions dans son organisation

Public concerné

Secrétaires, assistants débutants

Prérequis

Aucun

Durée et modalité

3 jours · 21 h — Présentiel

Modalités et délais d'accès

Délai d'accès : sous 2 semaines minimum avant le début de la formation, sous réserve de places disponibles et de la validation des prérequis. Formation accessible aux personnes en situation de handicap (nous contacter pour étudier les adaptations nécessaires).

Modalités d'inscription

Inscription possible en ligne, par téléphone ou par email. Un entretien préalable peut être organisé pour valider l'adéquation de la formation avec vos besoins.

Méthodes et moyens pédagogiques

La formation alterne apports méthodologiques et mises en pratique sur des cas concrets de secrétariat : rédaction de courriers, simulations d'accueil physique et téléphonique, exercices de classement. Les participants travaillent sur des supports types (notes, comptes rendus, plannings) pour s'approprier les outils directement transposables à leur poste. Des jeux de rôle en sous-groupes permettent de s'entraîner à la gestion de situations d'accueil et de communication.

Modalités d'évaluation

Les acquis sont évalués au fil des journées par des mises en situation d'accueil physique et téléphonique, ainsi que des exercices de rédaction de documents professionnels. Un cas pratique de fin de formation permet de vérifier la capacité à organiser son travail, classer l'information et gérer les priorités.

Sanction de la formation

Attestation de fin de formation. Certificat de réalisation.

Accessibilité

Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Notre référent handicap, Christant SOPHIE (administration@yanalearning.com – 09 80 80 11 08), étudie avec vous les adaptations possibles.

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